e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Veya İade Edilir?

 e-Arşiv faturası kısaca e-Faturanın saklanması mükellef tarafından zorunlu tutulan nüshasının adıdır. e-Arşiv faturasının da kesilmesi zorunludur. Ancak bu kesilen fatura alıcıya gönderilmez. e-Arşiv faturaları gelir idaresi başkanlığına rapor edilmesi gereken evraktır. Bu raporlar e-Faturanın düzenlenmesini takip eden ayın 1. Ve 15. Günleri arasında gelir idaresi başkanlığına gönderilmelidir. e-Arşiv faturayı gelir idaresi başkanlığı web portalı üzerinden ücretsiz olarak kesebilirsiniz. Kağıt üzerinde bu faturayı keserseniz cezasının olduğunu unutmayın. Faturayı kesen ve alan taraflar yedi iş günü içinde e-Arşiv faturayı iptal edebilir. Eğer bu süre aşılır ve kesilen fatura iptal edilmezse yeniden fatura oluşturulabilir ve müşteriye gönderilir.

 e-Arşiv Fatura mükellefi kimlerdir?

2020 yılı içinde yıllık cirosu beş milyon TL yi aşan. 1 Temmuz 2020 itibariyle e- fatura ve e- arşiv fatura sistemine geçiş yapan firmalar e- arşiv fatura kesmelidir. E- arşiv fatura ve e- fatura sistemine gönüllü geçiş yapan firmalarda e- devlet uygulamasını kullanmak zorundadır. 

Son yıllarda sıkça duyduğumuz e- faturanın ne olduğunu önce ele alalım. e-Fatura her iki tarafında elektronik ortamda, elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan fatura çeşidinin adıdır. Bu fatura türü Gelir İdaresi Başkanlığına ait sunucular tarafından alıcıya ve satıcıya iletilir. e-Faturaya geçilmesi için öncelikli olarak mali mühre ihtiyaç vardır. Bu mührü gelir idaresi başkanlığından (GİB) alabilirsiniz. Bu işlemi yapmakla birlikte e-Faturaya geçmek istediğinizi gelir idaresi mahkemesine bildirilmiş oluyorsunuz. GİB tarafından birkaç gün içinde gönderilen mali mühürle birlikte e – fatura kullanma yetkisine sahip olunuyor. Şahıs şirketleri de dahil tüm şirketler kolaylıkla e-Fatura kullanabilir. e-Faturaya geçmek için hiçbir ciro şartı bulunmamaktadır. Bunun için şirketlerin önlerinde hiçbir engel bulunmamaktadır. Ticari firmalar, anonim şirketler, limited şirketler, gerçek veya şahıs şirketleri statüsünde bulunan işletmeler veya e-Fatura kullanmak isteyen herkes elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. Cirosu yıllık 5 milyon ve üzeri olan tüm işletmeler e- fatura kullanma zorunluluğu vardır. e-Fatura avantajlarından yararlanmak isteyen işletmelerde kolaylıkla e-Fatura sistemine geçebilirler, istedikleri zamanda sistemden ayrılabilirler. 2022 yılı ve sonrası için 500 bin TL ve üzeri brüt satışı olan şirketler e-Fatura, e-Arşiv fatura uygulamasına geçmesi zorunlu olacaktır. e-Arşiv fatura portalı web sitesi üzerinden cep telefonunuzu da kullanarak istediğiniz her yerden fatura kesmeniz mümkündür.

E- arşiv fatura nasıl iptal edilir?

e-Faturanın hazırlanması kadar e- arşiv faturanın nasıl iptal edileceğinin de bilinmesi gerekiyor. Yazımızda bu bilgilere de ulaşabilirsiniz. e-Arşiv fatura tüm ticari faturalar gibi gönderildikten sonra yedi gün içinde iptal edilebilir. Alıcı da e-Arşiv faturayı faturanın resmileştiği tarihten itibaren yedi gün içinde red etme hakkına sahiptir. Bu süre alışırsa yeni bir e-Fatura oluşturularak müşteriye gönderilir. Bunun adına da ‘mahsuplaşmak’ denir. e-Fatura düzenlenip gönderilen bireysel müşteri ise, ürünü iade etmek isteyen müşterinin firması yoksa iade faturası kesemez. Tüketici hakları gereği aldığı ürünü 30 gün içinde iade etme hakkına sahiptir. Ürün aldığı firmanın şartlarına uyarak itiraz ve iade işlemlerini gerçekleştirebilir.

Öncelikle başarılı bir şekilde gönderilmiş ve ‘imzalandı’ statüsündeki e- arşiv faturalar iptal edilebilir. Mükellef olarak kullanmış olduğunuz muhasebe programı üzerinden ilgili faturanın üzerine mausla sağa tıklayarak ‘İptal’ et dedikten sonra oluşan e- arşiv iptal faturanızı hazırla  -  paketle  -  gönder diyerek göndermeniz gerekiyor.

 e-Arşiv fatura nasıl iade edilir?

 ‘İade faturası’ mevzuatta tanımlanmamış tacirler arasında uygulamada teamülen geliştirilmiş bir fatura türüdür. Müşteri tarafından satın alınan bir malın satıcıya geri verilmesi halinde vergi kayıtlarının birbirini teşvik etmesi amacıyla ‘iade faturası’ kesilmektedir. Diğer bir anlatımla iade faturası ticari bir ilişkide teslim edilen bir ürünün her hangi bir sebeple satıcıya geri iade edilen malların tutarının iade alındığına dair kayıt tutulmasına hizmet eden belgedir. İade faturasının üzerine görünür bir yere ‘iade faturası’ yazılması gerekir. Vergi Usul Kanununa (VUK) matbu fatura ile aynı hukuki özelliklere sahip olan e-Arşiv fatura itiraz süresi, iptal ve iadesi açısından matbu faturayla benzerlik gösterir. Kanunlarla belirlenen fatura iptaliyle ilgili hükümler e- arşiv fatura içinde geçerlidir. Kanuna göre e-Arşiv faturanın iptali yedi gündür. Alıcı faturanın resmileşmesinden itibaren yedi gün içinde red etme hakkına sahiptir. Red süresi yedi günü geçerse iade faturası gerekmektedir. Buna muhasebe dilinde ‘mahsuplaşmak’ denir. Alıcı bireysel müşteriyse kendisine fatura kesilip gönderilen ürünü geri vermek isteyebilir. Bireysel müşteriler işletmesi olmadığı için fatura kesemez. Tüketici hakları gereği eline geçen ürünü otuz gün içinde iade edebilir.  

Yurt dışına mal satışında limite bakılmadan alıcı vergi kimlik numarası yerine on tane iki (2) yazılır. Gelir İdaresi Başkanlığına e-arşiv portalı üzerinden e- arşiv faturalarında da vergi no olarak on tane iki (2) yazılabilir. Mal ihracatı yapıyorsanız e- ihracat faturası kullanmalısınız. Kesilen e- arşiv faturalar gelir idaresi başkanlığı e- arşiv portalında altı ay arşivlenir. Sistemden sorguyu vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarası girerek yapabilirsiniz.