İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?

Konumuzun başlığıyla ilgili detaylı bilgilere değinmeden önce ‘İleti Yönetim Sistemi (İYS)’nin açılımı ve ne anlama geldiğiyle ilgili bilgileri yazmakta fayda var.

Konu başlığımız İTS, İşletmelerin arama, mesaj ve e-posta gibi ileti izinlerini saklayıp yönetebilecekleri, vatandaşların verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecekleri, tüm hizmet sağlayıcıların güncel ticari elektronik ileti onaylarını kaydettikleri ulusal veri tabanı sistemidir. Türkiye Odalar ve Borsalar (TOBB) tarafından yönetilen bu sistem sayesinde hem izinler hem de şikâyetler düzenlenebilmektedir. Mevzuat gereği mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla Ticari Elektronik İleti göndermek isteyen şirketlerin İYS’ye kayıt işlemlerini tamamlaması, iletinin muhataplarından iletiye ilişkin ön onay alması ve alıcıları, kendilerinden alınan onaylar ile İYS’ye kaydetmesi gerekmektedir. İYS’ye kaydedilmeyen onaylar geçerli kabul edilmemektedir. Ticari elektronik ileti gönderimi yapan tüm Hizmet Sağlayıcılar, pazarlama, promosyon, kampanya, indirim, hediye reklam vb. içerikli ticari elektronik iletilerini müşterilerine arama, mesaj ve e-posta olarak iletebilmek için aldıkları ticari elektronik ileti izinlerini İYS’ ye yükler. Alıcılar ise bu izinler için ret haklarını diledikleri zaman kullanırlar. Bu sistemle, vatandaşların tek noktadan izinlerini görebilmeleri ve kaldırabilmeleri mümkün olacak, bir yanda şikâyetlerin sonuçlandırılması daha hızlı ve etkin bir biçimde yapılabilecek diğer yanda düzenlemenin olumlu etkisiyle ticari elektronik iletilerden firmaların elde edeceği fayda artacaktır.

Alıcılar (vatandaşlar) onay verebildikleri gibi, mevcut onayları için ret haklarını da İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinde kullanabilirler. Ne zaman, nereden, hangi kanal üzerinden hangi hizmet sağlayıcının veya markasının ticari elektronik ileti göndermesine izin verdiğini görüntüleyebilir, gerektiğinde hizmet sağlayıcılara her bir kanal (arama, mesaj ve e-posta) için verdikleri izinleri İYS üzerinden düzenleyebilir. Tüm bu işlemler iys.org.tr üzerinden yapılır.

Firmalar İYS ye başvuru yapmak istediklerinde MERSİS üzerinden bilgilerini güncelleyerek, Temel Hizmetler Kullanım taahhütnamesini, e-İmzaları ile onaylamalı ve başvuru işlemlerini tamamlamalıdır.  İYS alıcıları ise İleti Yönetim Sistemi Web, İleti Yönetim Sistemi Mobil, çağrı merkezi, kısa numara, kısa link ve e-Devlet kapısı üzerinden onay ve ret işlemlerini yönetebileceklerdir. Tüm yöntemler, senkronize olarak diğer platformlarda da güncellenecek, alıcılar istedikleri platformdan takip edebileceklerdir. Hizmet sağlayıcılar herhangi bir kanaldan (arama, mesaj ve e-posta) ticari ileti göndermek istediklerinde, vatandaşların verdikleri izinler çeşitli yöntemlerle İYS üzerinden kontrol edilerek sadece izin vermiş vatandaşlara gönderim yapılabilir. Ret hakkının kullanıldığı durumlarda İYS filtresi sayesinde bu iletiler ret hakkını kullanmış alıcılara gönderilmez.

İYS’nin kuruluş ve kullanım amacıyla ilgili olarak ta aşağıdaki bilgileri yazmakta fayda var. 

İYS ile tüm izinler ve iletişim adresleri, ulusal veri tabanlarında saklanacak, veri güvenliği sağlanacaktır. İleti Yönetim Sistemi ulusal veri tabanı ile aşağıda maddeler halinde sıralanan özellikler sağlanacak ve tarafların ileti yönetiminde yaşadığı sorunların önüne geçilecektir. Arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti izinlerini yönetebilecektir. Alıcılara göndereceği ticari elektronik iletiler öncesinde alması gereken izinleri güvenli bir ortamda saklayabilecektir. İleti Yönetim Sistemi dışında alınan onaylar ve ret bildirimleri, web ara yüzü veya teknik entegrasyon ile sisteme iletecektir. İYS’ye iletilen onay ve ret bildirimleri, müşterilerin tüm izin hareketleri, her kanal için ayrı kayıt altında tutulacak ve günlük raporlanacaktır.

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Kullanmanın avantajlarıyla ilgili soruya yanıt olması içinde aşağıdaki bilgileri yazmak ta fayda var. 

 Kişiler; hangi hizmet sağlayıcı tarafından hangi iletişim kanalı aracılığıyla ne zaman ticari elektronik ileti almak istediğine yönelik izinlerini görebilmektedir. Kişiler bu izinlerini görüntüledikten sonra izinlerini kaldırabilmektedir. Bu platform üzerinden kişiler şikâyet oluşturabilmektedir. Oluşturulan şikayetler bir veri tabanında toplandığı için ilgili şikayetlerin denetimi kolaylaşmakta ve çözüm süreci hızlanmaktadır. Genellikle bu platform üzerinden ticari elektronik izinleri kaldırıldığında iletişim adreslerine elektronik ileti gönderimi durdurulmaktadır. Gibi birçok avantajlardan vatandaşlar - alıcılar yaralanabilmektedir.

İleti Yönetim Sistemi mevzuatıyla ilgili akla gelebilecek sorulara yanıt olması için aşağıdaki bilgileri yazalım. Buna göre İleti Yönetim Sistemi Mevzuatı;

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında, hizmet sağlayıcılar tarafından alıcılara gönderilecek ticari iletilerin, yönetmelik ile belirlenen istisnalar dışında alıcının onayı olmadan gönderilemeyeceği, izin dâhilinde gönderilen iletilerde ise alıcılara ret imkânı sağlanması gerektiği belirtilmiştir. Kanun'da ve ilgili yönetmelikte tanımlandığı üzere ticari iletiler için alınacak iletişim onaylarında, onay fiziksel ortamda alınmış ise alıcının imzası gereklidir ancak pratikte bu belgelerin saklanması, arşivlenmesi, belgelerin güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması, gerektiğinde arşivden çıkarılması meşakkatli bir süreçtir. Elektronik ortamda alınması durumunda ise onayın alındığına dair bilgilendirmenin alıcının elektronik iletişim adresine aynı gün içinde iletilmesi gerektiği belirtilmiştir. Elektronik ortamda alınan onaylarda da benzer şekilde onayın izin sahibi kişiden alındığının elektronik kayıtlarının tutulması ve güvenli bir şekilde saklanması gerekmektedir. İleti Yönetim Sistemi (İYS)’yle hizmet sağlayıcıların, alıcılara göndereceği ticari elektronik iletiler öncesinde alması gereken izinler güvenli bir ortamda saklanacak, alıcılar onay ve ret bildirimlerini yapabilecek, bunun yanında şikâyet hakkını kullanabilecektir. Kamu denetleme görevini hızlı ve eksiksiz bir şekilde yerine getirebilecektir.

İYS Kullanımı

Sesli aramada; tacirler, ticaret unvanına, esnaf, adı ve soyadına yer verebilecek. Hizmet Sağlayıcı, ilaveten firma veya marka ismi gibi bilgilere de yer verebilecek ayrıca ret bildirimlerini 3 gün içinde İYS'ye bildirmekle yükümlü olacak. Alıcı, reddetme hakkını İleti Yönetim Sistemi üzerinden de kullanabilecek. Sesli arama, e-posta veya sms gibi ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişiler İleti Yönetim Sistemi (İYS)'ne kaydolmak zorundadır. Yalnızca sistem üzerinde onayı olan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilebilmektedir.

İYS İzinler

İYS’yle ilgili izinler de aşağıdaki açıklamasının yapıldığı şekliyle üç farklı yolla alınır? İYS Gönderim onayı üç şekilde alınabilir.

Fiziksel ortamda: form veya anket imzalanması veya fuar ve benzerleri,

Elektronik ortamda: web sitesi, mobil, kısa mesaj, çağrı merkezi, sosyal medya aracı üzerinden.

İYS yolu ile: İYS web sitesi üzerinden, İYS mobil üzerinden, İYS çağrı merkezi üzerinden, İYS SMS kanalı ile.

İYS konusu işlenirken üzerinde durulması gereken diğer önemli bir soru ise Ticari ileti izni nedir? Sorusudur. Buna göre İYS Ticaret İzni 

Firmaların müşterilerine ve müşteri adaylarına ticari elektronik ileti gönderebilmeleri için, öncesinde müşterinin konu hakkında aydınlatılmış ve onayının alınmış olması gerekiyor. Bu onay da yine her türlü elektronik iletişim aracı veya ortamlar vasıtasıyla veya ıslak imza yoluyla veriliyor.

Burada İleti Yönetim Sistemi (İYS) yasal mı? Diye akıllara bir soru gelebilir. Bu soruya yanıt olması bakamından aşağıdaki bilgileri yazmakta fayda var. 

İlgili Kanun ve yönetmelik 2015 yılından itibaren yürürlükte olmakla beraber, 08 Ocak 2020 tarihinde son yayınlanan yönetmelik ile İYS (İleti Yönetim Sistemi)' ne kayıt zorunluluğu getirilmiştir. İleti Yönetim Sistemi (İYS), tüm vatandaşlarımıza her kanaldan ücretsiz hizmet verecektir. Detaylı bilgi için Vatandaş Hizmetleri sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

İstenmeyen Sms, Arama  e-Devlet Nasıl Engellenir? Sorusunun da cevabını aşağıda yazalım. Buna göre kullanıma açılan IYS (İleti Yönetim Sistemi) e-Devlet üzerinden istenilmeyen mesaj ve aramalar engellenebilmektedir. E-Devlet İYS istenmeyen sms iptal etme. Sms veya arama iptalini e-Devlet üzerinden veya iys.org.tr web sitesinden güncelleme yapabilirsiniz.