e-Faturaya Neden Geçmelisiniz?

Kanunlar kapsamında e- fatura kullanması gereken kişilere e-Fatura mükellefi denir. 2020 yılının kasım ayında yapılan düzenlemeden önce 2020 yılı ve sonrası brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan firmalar e-Fatura mükellefi olarak kabul edilmektedir.

Yapılan düzenlemelerle iki tür e-Fatura kullanıcısının olduğunu yazabiliriz. Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında e-Faturaya geçiş yapan kullanıcılardır. Özellikle cirosu 5 milyon TL’nin üzerinde olan şirketlerin temmuz 2020 yılından itibaren e- fatura kullanması zorunlu hale gelmiştir.  İkinci tür e- fatura kullanıcıları ise ‘Gönüllü’ olarak e-Fatura kullanan kesimdir. Bu konuyla ilgili olarak kısa bir açıklama yazmak gerekirse, e-Faturaya belli bir cironun üzerinde olan firmaların ‘zorunlu olarak geçiş yaptığı doğru’. Fakat bununla birlikte sadece zorunlu geçiş yapanlar e-Fatura kullanabilir gibi bir durum söz konusu değildir.

İster şahıs, ister sermaye şirketi olsun bir ciro ya da fatura kesim sınırlaması olmaksızın e-Faturaya geçiş yapabilirsiniz. Üstelik e-Faturaya gönüllü geçişte herhangi bir ciro ve fatura kotası bulunmamaktadır. Bu nedenle dileyen her şirket e- fatura kullanıcısı olabilir.

Kanunla belirtilen serbest meslek erbapları e- fatura mükellefi olamaz. Sadece karşı taraftan e- fatura alabilirler. e-Fatura ve e-Arşiv fatura gönderimi yapamaz 

Yukarıda yazdığımız konulardan sonra e- faturaya geçmek isteyenler için izlenmesi gereken yolları da kısaca anlatalım

E- Fatura sistemine geçiş yapmanın belli kuralları vardır. Bunlar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portal, GİB ile entegrasyon ve özel entegratör üzerinden geçiştir. E- faturaya geçmek isteyen işletmelerin Kamu Sertifikasyon Merkezi ne başvuru yaparak mali mühürün temin edilmesi gerekir. Şahıs firması iseniz e- imza ile de başvuru yapma fırsatınız var. Tüzel firmaların başvurularını mali mühürle yapmaları gerekmektedir. Mali mühür yada e- imza elinize ulaştıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) başvurunuzu tamamlayarak e- fatura geçiş işlemini tamamlamış olursunuz.

Yukarıda ki yazdığımız cirolara ulaşan firmalar takip eden senenin yılbaşından itibaren e- faturaya geçiş yapmalıdır. Gönüllü geçiş yapanlar ise sene içinde herhangi bir zamanda geçiş yapabilirler.

 Yukarıda tanımını yazdığımız e-Faturaya avantajlardan yararlanmak isteyen herkes geçebilir. E- faturaya geçiş zorunluluğu 01.01.2020 tarihinden itibaren 2018 yılı hesap dönemi brüt satış hasılatı 10 milyonun üzerinde olan mükellefler. 01.07.2020 yılı itibariyle 2018 ile 2019 hesap dönemleri brüt hasılatı 5 milyon TL üzerinde olan mükellefler e-Faturaya geçmekle yükümlüdür.

Kısaca ifade etmek gerekirse e–Faturaya geçmenin güvenlikten, arşivlemeye, tasarruftan, zaman kaybının önlenmesine kadar birçok faydası vardır

Son yıllarda gelişen teknolojiyle birlikte iş dünyasında kullanılan birçok araç ve gereçler de dijitalleşiyor. Baş döndürücü hızla ilerleyen teknolojiyle birlikte muhasebe işlemlerinin geleneksel yöntemlerle devam etmesi söz konusu bile olamazdı. e-Fatura faturama süreçlerini dijitalleştiren belgelerin kağıda basılmasına gerek bırakmadan elektronik olarak hazırlanıp gönderilmesini ve alınmasını sağlayan bir uygulamadır. Matbu faturalar elde hazırlanırken, e- fatura dijital ortamda oluşturularak kesilebilir. Böylece alıcı ve satıcı arasında tek format ve standartlara göre, güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir fatura sistemi kurulmuş olur.

e-Fatura kâğıttan tasarruf sağladığı için çevreci bir uygulamadır. Bu yönüyle e- fatura tüm dünyaya faydalı olacak bir sistemdir. e-Faturalar elektrik ortamda çok kısa sürede hazırlandığı için zaman yönetiminin iyi yapılması ve geçen vaktin işin geliştirilmesine harcanmasına olanak sunar. Bilgisayar ortamında çok kısa sürede hazırlanan e-Faturalar sayesinde yazıcı, kağıt, zarflama, postalama gibi masraflar ortadan kalkar. Posta takibi yapılmak zorunda kalınmaz, matbu faturalarla ilgili ortaya çıkan tüm masraflarda tamamen yok olur. e-Fatura uygulamasıyla birlikte dünyanın neresinde olursanız olun, çok hızlı bir şekilde e-Fatura oluşturabilir, aynı zamanda faturanın muhatabına gönderebilirsiniz. Bu sistem için tek ihtiyacınız olan internet. e-Fatura sisteminde hazırlanan faturalar elektronik ortamda saklandığı için kaybolma riski ortadan kalkmıştır. Arşivleme ve erişim işlerini de e-fatura sistemi daha kolay hale getirir. Yasal olarak on yıl saklanması gereken faturalar e- fatura uygulamasıyla kolayca arşivlenir. Bu sayede yıllar öncesinde kalsa bile istediğiniz bir faturaya istediğiniz saniye ulaşabilirsiniz. e-Fatura sistemiyle birlikte klasör, dosya ve fatura yığınlarının içinde kaybolmazsınız.

e-Fatura sistemi sayesinde faturanın postalama süreci ortadan kalktığı için müşterilerin faturalarını anında görmesi sağlanır. Bu durum tahsilat süresini de kısaltır. Bu sistem sayesinde faturanın postada gecikmesi, ya da kaybolması gibi bir durum olamaz. Ödemenin yapılmasını beklemek zorunda kalmazsınız. E- Faturada nakit akısının kontrolü de tamamen sizdedir.

e-Fatura sistemiyle müşterilerin ve satıcıların daha hızlı iletişim kurması sağlanır. Birçok gereksiz süreç bir anda atlanarak kolaylıkla anlaşmaya varışmış olur. Evrakların gidip gelmesi gibi olaylar e- faturada yaşanmadığı için muhasebeciyle veya muhasebe servisiyle daha hızlı iletişim kurarak daha hızlı çalışma yapılabilir. Yukarıda faydalarını yazdığımız ve neden e-Faturaya geçmelisin sorusuna yanıt aradığımız yazımızdan da anlaşılacağı gibi yakın bir gelecekte bütün işletmeler için e-fatura mı e-arşiv mi sistemi zorunlu hale gelecektir. Onun için e-Fatura mı e-Arşiv mi sistemine erken dahil olunup sisteme alışılmaya çalışılması ilerisi için çok faydalı olacaktır. e-Fatura sistemiyle birlikte işteki profesyonellik seviyesi de yükselecektir. Özellikle e-Ticaretle uğraşan iş yeri ve firmalar için e-Fatura kargo ile faturaları gönderenler için masrafları azaltmak için bulunmaz bir imkandır. e-Fatura da kağıt fatura gibi Vergi Usul Kanunu (VUK) ve diğer vergi kanunu hükümlerine tabii olduğu için e-Faturalarda bu hükümler gözetilerek hazırlanmalıdır. Bu nedende e-Fatura veya e-Arşiv faturaya tasarım sırasında kaşe ve imza eklenmelidir. 

e-Faturanın Avantajları

e-Fatura sistemi sayesinde kağıt fatura bastırmanıza gerek kalmaz, e-Fatura elektronik ortamda hazırlanır ve karşı tarafa gönderilir.

e-Faturanın müşteriye gönderilmesi için kargoya gerek kalmaz, e-Fatura çok kısa bir süre içinde internet aracılığıyla müşteriye gönderilebilir.

e-Faturalar dijital ortamda arşivlendiği için, ayrıca bir arşivleme istemi kurmaktan kurtulmuş olursunuz. 

Vergi Usul Kanunu (VUK)’a göre yedi güne kadar geriye dönük e-Fatura gönderilebilir. Fakat düzenleme tarihi yedi günden eski e-Faturaların gönderilmesi teknik olarak mümkün olup, usul cezası mevcuttur. Belirtilen yedi günlük sürenin hesaplanması ise Vergi Usul Kanunu’nun 18. Maddesinde açıklanmıştır. Gün olarak belirtilen sürelerin hesabında sürenin başladığı gün hesaba katılmaz ve süre son günün mesai bitiminde sona erer. Buna göre belirtilen yedi günlük süre malın teslimi veya hizmetin ifasını takip eden günden başlayarak hesaplanır.

Yedi günlük süre kuralına uyulduğu takdirde geri dönük e- fatura kesimi mümkündür. Bu durumun olabilmesi için tek bir şart vardır. Faturanın düzenlenmek istendiği tarihle cari tarih arasında herhangi bir fatura kesilmemiş olması gerekmektedir.