Stok Takip Programı Nedir? Takibi Nasıl Yapılır?

Başka bir anlatımla ‘stok’ üretilip satışa hazır hale getirilmiş, depolanmış malların toplam miktarı veya bir sanayi dalında kullanılan hammaddelerin, işlenmiş ya da yarı işlenmiş maddelerin tümü anlamına da gelir.   

Başlıkta ismi geçen ‘stok takibi’ ise bir işletmenin yada firmanın çalışmasını sürdürebilmesi için satmak üzere aldığı yada satılacak ürünü üretmek için kullandığı malzemelerin kaydının adıdır. Bu tutulan stok kaydının amacı işletmenin veya firmanın karlılığını arttırmak için stok ve üretim maliyetlerini en aza indirecek stoklama seviyesini tutturmaktır.

Stok takip programı ise firmanın veya işletmenin mal alımı yaptığı, ürettirdiği veya ürettiği ürünlerin sevk ve depolama maliyetlerini en aza indirecek seviyede yönetimini ve kontrolünü sağlamasıdır. Şirketler, firmalar veya işletmeler yok satma riskini alamayacakları için her zaman stoklarını kontrol etmek zorundadır. Stok takibi aynı zamanda firma müşterilerinin hangi dönemlerde ne gibi taleplerinde artışlar olduğunu analiz edilmesine yardımcı olur.

Stok takibiyle iş organizasyonlarınızı profesyonel bir şekilde yapabilirsiniz. Stok takip sistemine yapılan giriş ve çıkışların dengelenmesini sağlarsınız. Firma ve müşterileriniz için gereksinimlerinizi belirleyerek hangi ürün için ne zaman sipariş vermeniz gerektiğini netleştirmeniz açısından stok takibi sisteminin önemi büyüktür. 

Yazıda geçen stok takip programı firma ve işletmelerin ürünlerinin miktarlarını gözeterek mağaza ve depolarındaki durumu takip eden programın ismidir. 

Stok ve stok takibiyle ilgili yazımıza devam olarak bu bölümde de stok takibinin nasıl yapılacağıyla ilgili bilgileri yazalım. Stok takibi günümüzde ilerleyen teknolojiyle birlikte birçok yolla yapılabilir. Kağıt veya kalemle stok takibi yapılabileceği gibi excel programı tarzı bir programla, kendi yazılımınızla stok takibine özel geliştirilen yazılım programlarını kullanarak veya bu programı destekleyen özel yazılım firmalar tarafından geliştirilen programları kullanarak stok takibini kolaylıkla ve güven içinde yapabilirsiniz.

Stok takibi konusunda işlenmesi gereken diğer önemli bir konu başlığı ise ‘cari Stok Takibi’ dir. Bu takip çeşidi hangi firmadan hangi üründen ne kadar miktarda ve tutarda stokların alındığını gösteren sistemdir. Stoklarda gerçekleşen hareketlerin dökümü niteliğindeki bu takip stok değerlendirmesi yapmanıza ve girilen tarihlere göre stokun durumuyla ilgili detaylı bilgiye sahip olunmasına yardımcı olur. Bu durumda Cari Online Ön Muhasebe Programı sizlere hem pratik hem de ücretsiz bir kullanım sunmaktadır.

Stok Takibi Nasıl Yapılır?

Stok takibinin nasıl yapılacağıyla ilgili en kısa anlatım (gerekli ürünler tespit edilmesi ve eksik listesi düzenlenmelidir. Tedarikçiden talep edilen ürünler, mal veya mallar stok takibi yapan personelinde bilgisi dahilinde olmalıdır. Siparişin teslim tarihi önceden bilinmelidir. Tedarikçiden gelen ürünler teslim alınırken kontrol edilmeli, hasar tespiti ve sayımı o an yapılmalı kayıt altına alınmalıdır. Stok takibi yapılırken ürünler ve işlemler düzenli olarak takip edilmelidir. Firma ve müşteri için gerekli ürünler tespit edilmeli zaman geçirilmeden eksik listesi hazırlanmalıdır.

Gelen ürünlerin saklanacağı yerde veya depoda yerleşim planı hazır olmalıdır. Ürün veya malla gelen giden fatura irsaliye ve tutanaklar güvenli bir yerde muhafaza edilmelidir. Depo ve ürün sayımları düzenli yapılmalı, üretim için gerekli malzemeler kayıt altına alınarak stoklardan düşümünün yapılması sağlanmalıdır. Ürünlerin türü, miktarı ve çeşidi teslim süresi, ürünün işlevselliği son kullanım tarihleri tespit edilerek gerekli takibinin yapılması sağlanmalıdır. Stok takibi yapan personel tarafından müşteriden ve tedarikçiden gelen iade ürünlerin takibi iyi yapılmalıdır. Depolarda ve ürünün tutulduğu bölümlerde bir sonraki sipariş için gerekli olan ürünler içinde eksik olanların tespiti yapılmalıdır.

Excel programı veya defterle yapılan stok takibi uygulamalarında gelişen teknolojiyle birlikte gelişen yazılım sistemleri sayesinde fatura kesme programıyla stok takibi daha kolay yapılır hale getirilmiştir.

Burada stok yönetimine de değinilmeden geçilmemesi gerekiyor. Kuralına uygun gelişen teknolojiyi de içine alarak yapılan stok yönetimiyle firma ve işletmelerin gelir gider dengesi sağlanabilir. Stok fazlasının gereksiz maliyete yol açarak zarara girmenize neden olacağı gibi stok yetersizliğinden kaynaklı müşteri memnuniyetinde olumsuz durumlarla karşılaşma olasılığını arttırmaktadır. İyi bir stok yönetimiyle üretim sürecinin düzenli ve sürekli olmasını sağlayabilirsiniz. İyi yapılan stok takibiyle ham madde ve ürün eksikliği nedeniyle üretim süreciniz durma noktasına gelmez veya üretiminiz aksamaz. Stok yönetiminde gereksinimler iyi analiz edildiğinde finansal yönetimde etkinlik kazanır.

Tedarik ve satış stok takibiyle düzene gireceği için maliyette düşer. Ürün ve malla ilgili stok takibi sayesinde maliyet muhasebesi daha kolay ve rahat yapılabilir. Üretim süreci gerçeğe yakın olduğu için yönetilmesi hızlanır ve kolaylaşır. Bu yolla malzeme ürün kaybı en aza indirilebilir.

Yapılan hir işte olduğu gibi stok takibinin düzenli yapılması halinde kişiden kişiye firmadan firmaya değişebilecek dezavantajlarda ortaya çıkabilir.

Örnek vermek gerekirse stok barındırmak ve bulundurmak maliyetleri arttırabilir. Özellikle depolama maliyeti adı altında farklı bir kalem finansal tablolarınızın içine girer. Depolara ait giderler, kira, elektrik, ısıtma yada soğutma, sigorta, hasarlı veya bozulmuş ürünler gibi maliyetlerde stoklamayla birlikte ortaya çıkabilir. Stoklar için ayrılan para ve nakit değere sahip yatırım araçlarını diğer farklı kaynaklar için kullanamazsınız. Stok takibi başlığı altında depolanan ürünün piyasasında azalma yaşandığında maliyete yakın bazen de maliyetinin altında biran önce elden çıkartmak gerekebilir. Eğer yapılacak işte kullanılacak ham maddenin fiyatı piyasada sabit değilse, ham maddeyi yüksek fiyattan stoka alma yada zarar etme ihtimali ortaya çıkabilir.

Burada yapılan stokları da maliyet anlamında iki ana başlık altında toplamak mümkün olacaktır. Bunların en başında ‘Birim Maliyeti’ ve ‘Sipariş Maliyeti’. Bir ürünün veya malın belirli bir zaman aralığında stokta tutulmasının maliyetine ‘Stok Maliyeti’ denir. Bir girişimci acısından en önemli konulardan biri gelir gider tablosunun iyi takip edilmesidir. Yapılacak işlem kolay görünse de uygulamada pek çok zorlukla karşılaşılabilir.

Satıştan kaynaklanan gelirleri ve işletmenin katlandığı genel giderleri ölçebilmek iyi bir takiple olur. Her işletmenin sahip olduğu genel giderler vardır.

Bu giderlerin yanı sıra işletmelerin veya firmaların satıştan elde ettiği bir takım gelirlerde mevcuttur. Hem gelirlerin, hem de giderlerin takibi için çok iyi hazırlanmış başında profesyonel personelin bulunduğu bir stok takip sistemi kurulmalıdır. Kar zarar hesaplamasının yapılması için her yılın sorunda mutlaka stok sayımı da eksiksiz ve tam olarak yapılmalıdır. Yapılan stok sayımı işleminin kayıt altına alınması kesinlikle önemli bir şart olarak ön sıralarda bulunmalıdır.

Kayıt altına alınan stok bilgileri isi işyerinin veya firmanın sorumlu muhasebecisine de doğrudan iletilmelidir. Yılda üç kez stok takibinde sayım yapılması gerekirken istenildiği halde her ay veya her hafta da stok sayımı yapılarak çıkan sonuçlar kayıt altına alınabilir.

Yapılacak stok takibinde ele alınacak konu başlıklarını da mal, ham madde, yarı mamül, işletme malzemesi, yardımcı malzeme ve mamül olarak ortaya çıkabilir.  

 Yazımızın son bölümünde ise kullanım alanlarına göre stok türlerini de yazalım. Bu stok türlerini amaçlarına göre tampon stoğu, emniyet stoğu ve çevrim stoğu olarak üç ana başlıkta ele alabiliriz.