Proforma Nedir? Nasıl Hazırlanır?

 Alıcı ve satıcı yaşanan süreci hızlandırmak için karşılıklı olarak birbirlerine kanunlarla belirlenmiş belgeleri sunarlar. Proforma Fatura, yapılan işlerle ilgili olarak karşı tarafa sunulan teklif faturası olarak kısaca yazabiliriz. Başka bir anlatımla proforma fatura ön faturadır. Proforma faturanın kanuni ve mali açıdan her hangi bir hükümlülüğü bulunmamaktadır. Ticaret ve Vergi Hukuku’nda da bu fatura türüyle ilgili her hangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Proforma faturayı kesen satıcıya her hangi bir ödeme yapılmaz, çünkü karşılık olarak bir mal sevkiyatı veya hizmet verilmemiştir.

Peki herhangi bir kanunu düzenleme yok sa, yaptırımı da bulunmuyorsa yazımızın konusu olan proforma faturanın düzenlenme amacıyla akla gelebilecek soruya yanıt olması için aşağıdaki bilgileri yazalım.

Mal ve hizmet alıcısının proforma fatura talep etmesinin öne çıkan bazı amaçları bulunmaktadır. Proforma fatura düzenleme amaçlarına ilişkin olarak,

Fatura düzenleme bilgileri, ödeme ve teslimat bilgileri, satış ve ödemeyle ilgili bilgilerin netleşmesi veya alıcı ve satıcı bilgilerinin belgelenmesi.

Bunlarla birlikte proforma faturaların işletmelere sağladığı avantajlarda bulunmaktadır. Bu avantajlardan da kısaca bahsetmek gerekirse

Proforma faturanın alıcı tarafından tasdik edilmesi ise satış işleminin onaylandığı ve faturanın kesilebileceği anlamına gelmektedir. Proforma fatura, ticari faturada oluşabilecek hataların minimuma indirilmesine yardımcı olur. Taraflar arasında güvenli bir ortamın oluşmasına katkı sağlar, karşılıklı güven ortamı oluşabilir.   

Maliye Bakanlığı tarafından basılacak proforma faturaya dair bir belge basım usulü şartları bulunmamaktadır. Proforma fatura özellikle yurtdışında işler yapıldığında bir mal veya hizmet satma noktasında bir teklife veya planlamaya ihtiyaç duyulduğu durumlarda kullanılan bir teklif mektubu özelliklerini taşımaktadır. Bilindiği üzere, ticaret hukukuna göre ticari fatura kesildiği zaman, bir malın veya hizmetin sunulması karşılığında ödenmesi gereken resmi bir evrağı oluşturmaktadır.

Proforma fatura kesildikten sonra, proforma faturaya konu olan ürün – mal satışı ya da hizmetin gerçekleştirilmesi zorunluluğu yoktur. Şirketler kendi aralarında konuştuktan sonra ilk proforma fatura iptal edilip yerine yenisi de kesilebilir.

Türk ticaret ve vergi hukukunda “Proforma Fatura” ile ilgili herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Ticari hayatın akışı ve icapları gereği pratikte sıklıkla kullanılan proforma faturayı her firma kendi ihtiyaçlarına uygun şekilde karşılıklı güvenin sağlanması bakımından düzenlemektedir.

Proforma Faturaları Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Proforma fatura, yazımızda da sıklıkla ifade ettiğimiz gibi mali yükümlülüğü bulunmayan, teklif özelliği taşıyan bir fatura çeşididir. Bu faturalar en sık dış ticaret sektöründe kullanılır. Bir teklif faturası olduğu için dış ticaret sektörüne büyük katkıları bulunmaktadır. Satıcının sunduğu proforma faturada bilinenin aksine birçok farklı özellik bulunmaktadır. Bunlardan öne çıkanları da şöyle yazabiliriz. Proforma faturanın üzerinde mutlaka proforma fatura olduğunun yazması gereklidir.

Proforma fatura ithalat-ihracat süreçlerinde işlerin daha hızlı yürütülmesini sağlar, bankacılık işlemlerinde de kullanılabilir. Resmi faturanın kesilmeden önceki son hali ve detayları bu faturada yer alır. Ürün veya hizmetin hangi ölçüde, şartlarda ve fiyata verileceğini gösteren bir belgedir. Teklifname özelliği taşıyan ve ön mektup şeklinde de kullanılabilir. Kanuni bir hükmü bulunmadığı için damga vergisine tabi değildir. 

Proforma Hazırlanış Şekli

Proforma fatura belge olarak düzenlenir. Satışın öncesinde hazırlanır ve müşteriye sunulur. Kaşelenmiş ve imzalanmış proforma faturada, satıcı ve ürün hakkında detaylar yer alır. Aynı zamanda satış şartları da yer alır. Proforma fatura düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler noktalar ve önemli kısımlarda bulunmaktadır. Bunları da aşağıdaki gibi sıralayabiliriz. 

Proforma fatura hazır bir şablon üzerinde hazırlanmalıdır. Proforma faturada antetli bir kağıt kullanılmalıdır. Sağ üst köşeye proforma numarası ve tarih yazılır. Sol üst köşeye alıcı ve satıcı yazılır. Orta bölüme satılacak mal ya da hizmetin detayları her yönüyle açıklanır. Proforma fatura hazırlanırken bazı bilgilerin yer alması gerekir. Bu bilgiler de kısaca

Proforma faturada mal ve hizmetin cinsi. Mal veya hizmetin birim fiyatı, miktarı ve tutarı. Hazırlanacak ürünler veya mallarla ilgili özellikler. Ürünlerin menşei. Proforma Fatura tarihi. Teslim şekli ve tarihi. Ödeme şekli. Sevkiyat şekli ve tarihi. Satıcı ve alıcının isim, unvan ve adresi. Proforma fatura düzenleyenin imzası. Navlun ve sigorta prim tutarları.

Proformanın e-İhracatta Önemi

 Proforma faturalar teklif usulünde faturalar olduğu için e-ihracat sektöründe oldukça işe yaramaktadır. E-ihracatta yurtdışından bir ürün talebine karşılık vermekte ürün ve hizmetleri anlatmakta etkili bir yöntemdir. Proforma fatura e-ihracatta fatura şeklinde hazırlanmış bir tekliftir. İhracatçı ile ithalatçı firma ya da kişiyle anlaşma sağlandıktan sonra hazırlanan detaylı tekliften oluşmaktadır. Sevk ve yükleme işlemleri ve satış sürecine dair detaylı bilgilerden oluşmaktadır. Hazırlanan teklifte alıcının ürün, satın alma, ödeme gibi tüm bilgilerine yer verilerek tüm soru işaretlerinin giderilmesi amaçlanmaktadır. Yurtdışı teklifi olduğundan dolayı daha fazla ayrıntıya yer verilmelidir.

Proforma Faturada Olması Gereken Detaylar

Proforma Fatura da satıcı ve alıcı ad-soyad ve adresleri. Talep edilen ürünlerin listesi ve kısa bir açıklama. Her bir ürünün fiyatı. Mal ve ürünlerin ölçüleri. Ürünlerin nakliye ve teslimat bilgileri. Ürünlerin satış ve ödeme koşulları. Mal veya ürünün sigorta masrafları. Müşteri tarafından ödenecek toplam tutar. Satış yapılacak para birimidir. Her ticari işletme proforma fatura oluşturabilir. Proforma faturalar bir mal veya hizmetin teslimatı öncesinde düzenlenerek alıcılara gönderilebilir. Çoğu proforma fatura alıcıya bir satış fiyatı sağlar. Özellikle ihracatta bu faturalar mal ya da hizmete dair tüm detaylara ulaşılmasını sağlama açısından önemlidir.

 Yazımızın bu bölümünde gelen sorulara yanıt olması bakımından (Proforma Faturanın Kanuni Yükümlülüğü) nün olup olmadığıyla ilgili bilgileri yazalım 

 Proforma fatura alıcılar ve satıcılar arasında hazırlanan teklif faturalarıdır. Amaç alışverişin güveli ve hızlı yapılmasını sağlamaktır. Satıcı firmadan alıcılar için hazırlanan bu faturanın içerisinde birçok bilgiye yer verilir. Proforma fatura gerçek fatura olmadığından herhangi bir kanuni özelliği bulunmamaktadır. Proforma fatura kesinlikle ticari fatura değildir. Sadece satıcı ile alıcı arasındaki iş niteliğini kapsayan, işin süreçlerini gösteren fatura taslağı olarak ifade edilebilir. Satıcı proforma faturayı hazırlar ve alıcıya ulaştırır. Alıcı faturayı alıp inceler. İnceleme sonucunda uygun bulursa satıcı ve alıcı arasında ticari fatura kesimine geçilir. Proforma fatura önce fatura anlamına geldiğinden, alıcının reddetme hakkı da bulunur. Alıcı ürünleri veya fiyatları gibi durumları beğenmediği durumunda ticari faturaya geçilmez. Para alışverişi yapılmadığından proformanın yasal yükümlülüğü kesinlikle olmaz. 

Yazımızı proforma faturayla ilgili olarak bilinmesi gereken bir hususu daha yazarak bitirelim.

Proforma fatura, teklif niteliği taşıyan bir fatura türüdür. Bir nevi, satıştan önce ödeme yapılması için verilen fatura türüdür. Resmi faturalar, proforma fatura yerine kullanılamaz ve proforma faturaların üzerinde "proforma fatura" ibaresi bulunmalıdır. Ticari ilişkilerde güvensizliği ortadan kaldırmak, şeffaflığı sağlamak ve zamandan tasarruf etmek için proforma fatura kullanılır. Firmalar,  matbu bir proforma fatura bastırabileceği gibi kendi başlıklı kâğıdıyla da faturayı düzenleyebilir. Proforma faturalar,  ticari faturalar gibi  "olmazsa olmaz"  faturalar değildir ve vergi mevzuatı açısından bir şarta bağlı değildir.