KEP adresi nedir?

 Nitekim e-fatura ya da e-irsaliye gibi faaliyetlerin kişi ve kurumlar için işleri ne kadar kolaylaştırdığını artık herkes biliyor. Ticari ve resmi faaliyetlerin sorunsuz ve hızlı bir şekilde ilerleyebilmesi için yazışmalar ve gönderiler çok büyük önem taşıyor. Dolayısıyla yazışma ve gönderi süreçlerinin çok daha güvenli ve hızlı bir şekilde gerçekleşebilmesi adına ve KEP adresi uygulamasına geçildi.(KEP) adresi, elektronik ortamda bilgi ve belge kullanımında çok sıklıkla kullanılan e-postanın, daha güvenli ve hukuki delil oluşturan şeklidir. Bu sistem ticari işlerin daha verimli bir şekilde yapılabilmesi, zaman açısından kişiye kazanç sağlaması, sistemdeki belgelerin delil teşkil etmesi sebebiyle oldukça önemli bir sistemdir. Bu sistem ile gönderilen ve alınan her türlü ticari, hukuki, resmi belge ve paylaşımlar gönderildikleri biçimi korur ve bu şekilde güvenlik sağlanır. Kamu kurumları, her türlü işletme, vatandaşlar kayıtlı posta adresi üzerinden, hazırladıkları belgeyi güvenli bir şekilde gönderebilmektedir. Bu sayede o belge internet ortamında saklanır. Kep adresi nedir diye sorulduğu zaman aslında bu saklanan verilerin gerektiğinde hukuki delil olarak kullanılmasını sağlayan sistem olduğu karşımıza çıkar. KEP’in kullanım alanı da oldukça geniştir Kurum içinde çalışanlar ile ve kurumlar arasında yapılan yazışmalar, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasında her türlü yasal belge gönderimi, elektronik fatura gönderimi, dilekçe gönderimi, başvuru yapılması, sözleşme düzenlemeleri, ihale teklifleri gibi birçok alanda kullanılabilmektedir.

Açılımı ve tanımını yaptığımız KEP’i kimlerin tercih ettiğiyle ilgili gelebilecek sorulara yanıt olması için aşağıdaki bilgileri yazalım. 

KEP güvenli bir yazışma ortamı sağlaması sebebiyle birçok kişi tarafından tercih edilmektedir. Bunlardan bazıları; Kamuların sıklıkla tercih ettiği KEP, kurumlar arası ve kurum içi yazışmalarda kullanılmaktadır. Kamu kurumları ve kişiler arasındaki yazışmalar için de KEP tercih edilmektedir. Böylelikle söz konusu yazışmalar ile ilgili teyit bilgisi alınırken hukuki delil olarak saklanmaktadır. Güvenli bir yazışma sunduğu için ortaklar ve şirketler tarafından sıkça tercih edilir. Sözleşmeler, evraklar ve belge transferi fazla olanlar için önemli bir alan sağlamaktadır.

KEP’in tanıtım ve açılımını yazdıktan sonra ticari işletmeler ve resmi kurumlar için çok önemli olan KEP’in nasıl alınacağıyla ilgili bilgileri yazalım. 

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemini kullanmak için bir adres almak isteyenler öncelikle, aşağıda yazılı olan gerekli belgeleri hazırlamalıdır. Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının herhangi birine başvuru yapılacaktır. Kep adresi nasıl alınır diye sorulduğu zaman aslında kişinin bu konudaki somut ihtiyaçları da gözetilmeli ve ihtimallere göre değerlendirme yaparak bir başvuru yapılmalıdır. Kep adresi almak için yapılacak bireysel başvurularda Gerçek kişiler için hazırlanmış olan, doldurulmuş KEP Hesabı Ön Başvuru Formu. Kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası mevcut olan geçerli resmî belge.

KEP İçin Gerekli Evraklar

Tüzel kişiliğe ait ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı. Noter tarafından onaylanmış imza sirküleri çıktısı. Başvuru yapanın kimliğinin belirlenmesi için kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî belge. Başvuru, şirketin kanuni temsilcilerinin vekalet verdiği kişi tarafından yapılacak ise; Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi. Tüzel kişiler adına doldurulmuş olan KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.

KEP için Kamu Kurumu Başvurularında hazırlanması gereken evraklar ve izlenmesi gereken yol 

Kurum üst düzey yetkilisi tarafından imzalanmış resmî yazı. Başvurunun kimin tarafından yapıldığının anlaşılması için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî belge. Kurum adına doldurulmuş olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu.

KEP in tanımı açılımı ve başvurularla ilgili yazdığımız açıklamalardan sonra KEP in faydalarıyla ilgili gelebilecek soruya yanıt olması için aşağıdaki bilgileri yazmakta fayda var. Buna göre 

E-postaların iletilen kişiye gönderilip gönderilmediği öğrenilir. Gönderilmiş olan iletinin ulaşıp ulaşmadığı sistem üzerinden anlaşılır. Gönderilen e-postaya karşı tarafın erişimi gözlemlenir. E-postanın iletilme zamanı tespit edilir. İçeriğin değişmediği ve değişmeyeceği garanti altına alınır. Bu adres kullanılarak gönderilen ileti ve her içerik hukuken geçerli delil oluşturur. Kayıtlı elektronik posta düzenlemelerinde bu sistemlerin kullanımı açısından herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, elektronik yolla tebligat yapılması Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile zorunluluk haline getirilmiştir. Bu nedenle bahsedilen şirketlerin ve tebligat göndermek için yetkili makamın KEP hesabı olması zorunlu tutulmuştur.

KEP’le normal mail arasında ne gibi farklılıklar vardır sorusunun yanıtını da yazımızın bu bölümünde verelim.

KEP, ticari ve yönetimsel işlerde standart e-posta sistemine göre daha fazla güvenlik ve delil niteliği taşır. Normal bir e-posta iletisi hukuki açıdan sınırlı delil barındırır. Bir e-postanın içeriği değiştirilebilir. E-posta da ispat sorumluluğu gönderen kişiye aittir. KEP, gönderici olarak görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği ile ilgili delil sunar. İletinin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, ne zaman ulaştığı, alıcının iletiyi okuyup okumadığı gibi konularda delil sunar.

Faydalı çok fazla olan KEP te dikkat edilmesi gereken hususlarda vardır. Bunları da yazımızın bu bölümünde işleyelim.

KEP sistemi ile ilgili yukarıdaki bilgilere sahip olmak, işlemleri tamamlamaya başlamak için yeterli olabilir. Fakat dikkat edilmesi gereken noktalarda vardır.

KEP adreslerini alabilmek için ödenmesi gereken ücretler, bu adresi nereden alacağınıza göre farklılık gösterir. Fiyatlar bu hizmeti veren kurumların sayfalarında açıklanmaktadır. Hem gerçek kişilerin hem de tüzel kişilerin birden fazla KEP adresine sahip olması mümkündür. Bu hesapları aynı ya da farklı kurumlar üzerinden alabilirler. Sahip olunan bir KEP adresinin başkalarına aktarılması ya da devredilmesi mümkün değildir. Tüzel kişilerin kullandıkları KEP adreslerini kullanmak üzere pek çok yetkili tanımlanabilir. Fakat gerçek kişiler sahip oldukları adresleri yalnızca kendileri kullanabilir. KEP sistemi içerisinde yalnızca bu sistem üzerinde alınmış olan adreslerden gönderi alınabilir ya da ileti gönderilebilir. Gmail ya da Hotmail gibi farklı mail servis sağlayıcılarından KEP sistemine ileti gönderilmesi mümkün değildir. Tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunması zorunlu iken, gerçek kişiler için böyle bir zorunluluk yoktur.

 Faydaları çok fazla olan KEP’in kapatılmak istenmesi halinde izlenmesi gereken yollar vardır. Bunlar da şöyledir.

KEP hesabı kapatılmak istenirse Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti sağlayıcılarının çağrı merkezlerinden veya internet sayfalarından bu talep bildirilir. Gerekli kimlik doğura lamalarının yapılmasının ardından adres kullanıma kapatılır. Hesabın kapatılması ile birlikte bu adres kullanılarak posta gönderilemez ve alınamaz. Ancak kapatılmasından itibaren 3 ay daha Kep adresi sahibinin iletilere ve belgelere erişmesi için açık bırakılır. Bununla birlikte kep adresi kapatma işlemi başkaca hukuki işlemleri yapmayı gerektirebilir. Somut olayın durumu avukat yardımı alınarak değerlendirilmeli ve olumsuz anlamda sorumluluk doğurabilecek bu işlem dikkatli yapılmalıdır.