e-Belgelere Yönelik Yapılan Değişiklikler

Bu konuda işleyeceğimiz e-Belgelerdeki yapılan değişikliklere geçmeden önce adını sıkça duymaya başladığımız, e-Belge nedir?

sorusunun cevabıyla başlamak gerekir.

e-Belge dijital dönüşüm kapsamında Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından uygulamaya geçirilen elektronik belgelerin tümüne verilen genel isim olarak açıklanabilir. Elektronik belge uygulamaları, mükellefler tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) önceden belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanır.

Adını sıkça duymaya başladığımız e- belge denince Türkiye’de aklımıza e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Bilet, e-Serbest meslek makbuzu (e- SMM), e-Müstahsil makbuzu gibi konu başlıkları gelebilir.

e-Belge kullanımıyla birlikte kullanıcıların elde ettiği birçok avantajda bulunmaktadır. Bunları da başlıklar halinde işlemek gerekirse,

Elektronik belgelerle birlikte yasal destek ve yasal belge sağlanmıştır. Kırtasiyecilik önlenmiş malzeme azaltılmıştır. e- Belgeler yeni belgelere referans olmuştur. e- Belge ile birlikte belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlanmıştır. Kurumsal verimlilik arttırılmıştır. Değerli dosyalar koruma altına alınmıştır. e- Belge ile birlikte gereksiz belgelerin üretiminin engellenmesi, kurumun bilgi gereksinimlerinin karşılanması sağlanmış ve kurumun tarihi koruma altına alınmıştır.

Elektronik belgenin tanımına klavye, tarayıcı, kamera, video, müzik seti, elektronik posta, teleks, faks, gibi birçok araç aracılığıyla bilgisayar ortamına aktarılan her türlü metin, ses, görüntü ve grafik bilgilerden oluşan belge şeklinde tanımının yapılması da mümkündür.

Konu başlığımız dönecek olursak, Resmi Gazete de yayınlanan 509 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda e- belgelere yönelik birçok yeni değişikliğin yapıldığı karşımıza çıkıyor. Özellikle e- fatura düzenleme zorunluluğu kapsamında, e- belgelere yönelik iptal ve itiraz gibi birçok başlık olmak üzere farklı başlıklar altında da değişiklikler yapıldı. Vergi Usul Kanununda yapılan değişiklikleri ana başlıklar halinde yazmamız gerekirse,

E- irsaliye uygulamasının kapsamı. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mali mühür üretiminde yetkilendirme yetkisinin verilmesi. E- belgelere ilişkin iptal, itiraz ihbar ve ihtarların bildirilmesine yönelik düzenleme. Kanunla belirlenen mükelleflerin uygulama geçiş adımlarını atmamaları halinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na re’ sen kayıt yetkisi tanınması. e–Fatura düzenleme zorunluluğunun kapsamının genişletilmesi. E- döviz alım satım belgesi uygulamasına ilişkin mükelleflerin kapsamının genişletilmesiyle ilgili değişiklik. e- Adisyon uygulamasına ilişkin düzenleme. e- Arşiv fatura uygulamasında özel entegratör kuruluşların sistemlerinin kullanılmasının önünün açılmasına sağlayan değişiklik.

Kanunda e- İrsaliye uygulamasının kapsamının genişletilmesiyle ilgili olarak üç başlık altında değişikliğe gidildi. Bunlardan ilki Özel Tüketim Vergisi Kanunundaki ekli Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK) dan lisans alanlar ve inşa veya ithal edenler. Demir çelik ürünleri ithal eden veya ihracatını yapanlar. Tüccar ve komisyoncular olmak üzere gereken şartların sağlanmasının ardından geçen 7. Ayın başında e- İrsaliye uygulamasına geçmeleri gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı mühür üretiminde yetkilendirme yetkisi verilmesiyle ilgili yapılan değişiklikte de, ‘Mali mühür üretimi başvuru, değerlendirme ve izin kılavuzu’ nda açıklanan teknik koşulları sağlayan kurum ve kuruluşlara mali mühür üretimi ve satışı konusunda yetkilendirme yetkisi verilebilecek.

Kanunda yapılan değişiklik ve alınan kararla taahhütlü mektup, telgraf veya elektronik posta sistemiyle yapılacak olan ihbar ve iptal işleminin Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunluluğu getirilmiştir.

Gelir İdaresi Başkanlığı internet adresi üzerinden kendilerine e- belge uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirilen kişilerin zorunluluklarının paylaşılacağı tarihe kadar e- Belge uygulamalarından yararlanma yöntemlerinden birini seçmemeleri durumunda kullanıcı hesaplarını re- sen tanımlama yetkisi verilmiştir. Kanunda yapılan değişiklikle e- fatura düzenleme zorunluluğunun da kapsamı genişletilmiştir. Buna göre Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile sözleşme sağlayan sağlık hizmetleri sunucuları ve medikal malzeme üreticileri ve tedarikçileri tedavi merkezleri, kaplıcalar olmak üzere e- Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu kapsamına alınmıştır. Döviz alım satımıyla ilgili alım satım belgesi uygulamasına ilgili mevzuat gereğince döviz alım- satım belgesi düzenleyebilen tüm kişiler alınmıştır.

Kanunda e- adisyon ile ilgili olarak ta düzenlemeye gidilmiştir. Yeni düzenlemeye göre     

Lokanta, kafe, pastane gibi işletmelerde zorunlu olarak kesilen adisyonun elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesiyle ilgili belge veya bilgilerin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e elektronik ortamda iletilmesine veya raporlanmasına ilişkin düzenlemeler yapılmıştır. e- Adisyon ile normal adisyon arasında farkın olmaması ve aynı hukuki özelliklere sahiptir.

e- Arşiv fatura uygulamasında özel entegratör kuruluşların sistemlerinin kullanılmasının önünün açılmasıyla ilgili yapılan düzenlemede ise Gelir İdaresi Başkanlığı resmi internet sitesi üzerinden e- belge düzenleme için gerekli şartları sağlayarak Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin alan entegratör kuruluşların sistemleri aracılığı sayesinde düzenlemenin önü açılmıştır.

 E-belgelerin (Elektronik Belgelerin) kullanılmaya başlaması dünya çapında olumlu bir gelişmedir. Elektronik belge dünyadaki ticaret hacminin artmasını sağlamakta ve işlem süreçlerinin kısalmasıyla birlikte maliyetlerinde düşürülmesini sağlamaktadır.

Birçok faydası olan e- belgelerdeki değişikliklerle aslında (elektronik Bölge Yönetim Sistemi ‘EBYS’ ye de düzenleme gelmiştir. EBYS ile yazışmaların belli bir standarda kavuşması sağlanmıştır. Yazışmaların sevk, paraf ve onay süreleri çok kısalmıştır. Kırtasiye giderlerinden zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlanmıştır. Bu sistemle birlikte yazışmaların sağlıklı ve güvenli bir ortamda arşivlenmesi sağlanmıştır.

Bu sistemle birlikte içeriği e- posta yoluyla dağıtma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Belge güvenliğinin sağlanması, depolama yükümlülüklerinin hafifletilmesini, düzenlenmesini etkin doküman iş akışı kontrolünün yapılmasını sağlar. Elektronik belge yönetim sisteminin tasarım ve uygulamasında üretim, kullanım, değerlendirme – depolama ve düzenleme şeklinde dört evreden oluşmaktadır.

Burada aklınıza e- belgelerin güvenliğinde bir sorunun çıkıp çıkmayacağı sorusu akla gelebilir. e- Belgeler genel olarak bilgisayar teknolojilerine dayalı bir yapı içerisinde iş süreçleri sonucunda üretilen, işlenen ve arşivlenen belgeler oldukları için arşivleme sistemindeki zafiyet, ya da erişim sistemindeki güvenliğe yönelik açıklar e- Belgelerin gerçekliliğini ve bütünlüğüne tehlikeye sokacaktır.

Elektronik belgelerin yönetimiyle, klasik belgelerin yönetim sistemi arasında öne çıkan özelliklerde vardır. Başlıklar halinde bunlardan da bahsetmek gerekirse

e- Belgede sisteme kişilerin kolay ulaşması sağlanır. Sistem kolay ve güvenli bir şekilde yönetilir. Sisteme belge yükleyip çıkartılması daha kolaydır. Sistem üzerinden süreçlerin izlenmesi daha kolaydır. Sisteme yapılacak anında müdahalelerle sürekli iyileştirmeler sağlanabilir. Sistemde imza ve bekleme süreleri daha kısadır.

Sisteme kayıtlı dökümanlar kolay arama yöntemleriyle alan, sayı, tarih gibi farklı kriterlere göre sıralanarak görüntülenmesine imkan sunar. Sistemde seçilen belge üzerinde erişim ve kontrol izni olan birimler gerekli değişiklikleri gerçekleştirebilir. Bu sayede yönetim felsefelerinde önemli yer verilen kişilerin aktif kullanımı, kararlara katılımı, iletişim eksiklerinin giderilmesi, geri dönüşlerin alınması, gibi birçok alanda faydalar sağlar. Sistemle birlikte kararların daha hızlı alınıp uygulanabilmesi, izlemelerin daha kolay ve etkin yapılabilmesi, zaman kayıplarının az olması, yazılı yerine elektronik ortamda belgelerin elde edilip ilgililere ulaştırılabilmesi sebebiyle işletme belge maliyetlerinin de aşağı seviyelere çekilmesine yardımcı olacak bir sistem olarak değerlendirilebilir.